GTDのススメ

GTD001
4月を迎えるこの時期、新しいことにチャレンジしたくなるものです。
したい事はたくさんあるのだけれど、何から手をつけていいのやら、気がつけばやりたい事の荒波の中にぽつんと取り残されて時間が経ってしまったなんてことありませんか?
そうなる前に一度自分のやりたい事ややらなければいけないことのたな卸しをしてみるのはいいと思います。
そういうわけで、今日はGTDという方法を紹介してみようと思います。

GTDって何

GTDとはGetting Things Done(ゲッティング・シングス・ダン)の頭文字3文字をとった略称で、個人のタスクの管理手法になります。ライフハックの世界では有名な手法です。

私がこれを知ったのは1年前、以前等ブログでも紹介したシゴタノ手帳術のときです。
その後ぐらいに、ちょうどPaxWorkingでもGTDの勉強会があり、そこで実践した手法を自分なりに工夫し続けて今に至ります。

GTDのやり方

いかにやり方の我流のやり方を記載します。(あくまで我流です)

STEP1

 最初のSTEPでは自分の頭の中にある気になっていること、やりたい事の全量を出し切ることです。
 たとえば30分なら30分と時間を決めて出し切ることだけに集中します。(30分出すことだけに集中するのだけでも結構大変です。)ここでは、付箋1枚に(カードとかでもいい)に1つずつタスクと思われることを書いていきます。この段階では出すことがメインなのでタスクかどうか迷ってもとにかく書いて行きます。時間が余って出すことが無くなっても絞るように出していきます。とにかく要素を出し切ることが一番大切です。
 ちなみに、私は実際にペンで紙に書き出す方が出しやすいのですが、デジタルツールを利用してもいいと思います。excelでもevernoteでも。

STEP2

 このSTEPでは先ほど出し切ったタスクの仕分けをしてきます。まずは書き終えた一枚一枚の付箋にたいして、具体的な行動を起こすべきかどうかで振り分けします。次に、行動を起こさないもに対して「永遠にやらない」「いつかやる/多分やる」「習慣」に3つに分けます。(ここで分けると言うのは、付箋をそれぞれの山に別にしておくと解りやすいです。迷ってもとにかく分けます)

 「習慣」は私がオリジナルに使っているのですが、例えば、毎日○○をやるといったもので、行動は起こすのですが終わりのないものになります。

 今度は行動を起こすものに対して。
 こちらはいくつかの段階を追って分けて行きます。

  1. 行動が1つ(タスク)か複数(プロジェクト)か?
    ここで複数となった場合に分ける山を「プロジェクト」と名付けます。ここで複数となったもの、例えば「家庭菜園を始める」などは、ここから「何種類くらい植えるかを決める」「植える野菜や花を選ぶ」「種や苗を買いに行く」「植える」の用に複数のタスクに分けることができます。こういうのをプロジェクトとするわけです。逆に「コーヒー豆を買いに行く」などは1つの行動(タスク)ですむので、プロジェクトになはりません。
     
  2. すぐに行動できるか?
    1.でタスクとしたものすぐに行動できるかできないかに分けます。すぐにできるものはすぐにやればいいです。
  3.   

  4. 行動するのは自分か他人か?
    すぐ出来ないものは、「自分でやる」ものか「他人に頼むもの」かに分けます。

 
ここまでで、頭の中にあったすることがモヤモヤした状態からだいぶすっきりした状態になったかと思います。

STEP3

以上で、各タスクの振り分けが完了しました。あとはこの振り分けられたタスクを管理していけばいいのですが、私が活用しているのはEvernoteToodledoです。

  • 「永遠にやらないもの」・・・その付箋はきもーちよくポイします。
  • 「いつかやる/多分やる」・・Evernoteの「いつかやる/多分やる」フォルダに格納
    やる気になったタイミングでToodledoへ格納します。
  • 「習慣」・・・・・・・・・・Toodledoへリピートとして登録
  • 「プロジェクト」・・・・・・Evernoteの「プロジェクトリスト」フォルダに格納
    プロジェクトは着手したタイミングで詳細タスクに分解し、Toodledoへ格納します。
  • 「すぐにやる」・・・・・・・すぐにやります。
  • 「他人に頼む」・・・・・・・Toodledoへ登録・タグは「他人」
  • 「自分でやる」・・・・・・・Toodledoへ登録

 

evernoteの例
ちなみに、evernoteはこんな感じ

GDT003
こちらはtoodledo

このフローはこちらになります。(手書きで読みにくいのはご愛敬で・・・)
GTDのフロー

後は実行あるのみ。

1年間この方法でやってきたのですが一番のポイントは最低でも週に1度は見返す時間をとること。
このタイミングで「いつかやるリスト」「プロジェクト」の見直しをはかります。
これを怠ると気がつけばタスクがぐちゃぐちゃになりもとのように何から手がつけていいか明からない状態になってしまします。

日々の追加タスクは適宜Evernoteのinbox放り込んでおきます。
(最初からタスクとして明確な場合は直接toodledoへ格納しています。)

また、年に1度は、すべてのタスクをカードに手で書いて大たな卸しをやることで、長期的な視点で無理がないかなどのチェックにもなります。